En un emprendimiento la
productividad y velocidad en los procesos es fundamental, pero tiene que ir
unido a la corrección y calidad de estos procesos. Es decir, efectividad y eficiencia.
El software de gestión aporta
todo esto y mucho más. Son aplicaciones que
desde el principio facilitan la gestión de nuestra empresa: creación de las
facturas a clientes y gestión de las de proveedores, control de stocks y
pedidos, administración de cobros y pagos, planificación financiera, control de
indicadores, relación con tus clientes, oportunidades comerciales, trabajo en
equipo, control de producción y de los empleados, ... y si eres más atrevido
puedes realizar incluso la contabilidad y las liquidaciones fiscales.
Debido a la enorme evolución de
las TI ahora existe un gran abanico de posibilidades de elección de la
aplicación o aplicaciones que mejor se adaptan a tus necesidades. Previamente tienes que realizar un análisis
de las necesidades que quieres cubrir y de tu forma de trabajar, de qué
procesos quieres agilizar y cómo quieres que gestionarlos.
También es muy importante establecer el
presupuesto máximo que tienes para esta inversión y como tal lo debes que
plantear, no como un coste. No es lo
mismo hacer 4 facturas grandes al mes y estar todo el día sentado en tu
oficina, que estar casi todo el día en la calle con clientes y generar 500
facturas al mes. Existen aplicaciones de
escritorio (las que instalas en tu ordenador) y aplicaciones cloud que son
online. Modulares o completas. Para trabajar en red entre varios ordenadores
o no. Baratos (que no por ello malos) y
caros. Software libre, por suscripción o
licencia. Estándar o a medida. ERPs...
Ya tengo mi paquete de ofimática ¿porqué necesito gastar más dinero? Pero la pregunta correcta que debes hacerte
es ¿en cuánto valoro mi tiempo? Un
procesador de textos o una hoja de cálculo para generar las facturas, en esa
misma hoja de cálculo llevas apuntados los cobros y pagos pendientes, en otra
hoja de cálculo llevas el control de tus clientes y los contactos que haces con
ellos.
El emprendedor tiene que darse
cuenta que debe aprovechar soluciones dentro de su presupuesto que ya hacen lo
que necesitan y deben hacerlo desde el momento que empiezan. Y que además no es algo que depende de ellos
como esas hojas de cálculo, de su personalidad y conocimientos. No tienen que volver a inventar la rueda. Como he comentado antes adquirir software de
gestión es una inversión no un gasto.
Hay que pensar en que es necesario elegir una solución que dure una
serie de años para: primero poder recuperar la inversión; y segundo poder
optimizar los procesos de la gestión comercial de la empresa, la gestión de
clientes, la contabilidad y obligaciones fiscales, el control de personal. Las hojas de cálculo son interesantes porque
te ayudan a pensar en tu negocio, pero nada más.
Una empresa debe tener las
herramientas que más y mejor le ayuden a realizar sus procesos y que conviertan
la empresa en más eficiente y eficaz.
Necesita saber a dónde va su dinero y el ritmo de sus relaciones
comerciales. Y tiene que ser con un
sistema homogéneo y centralizado que cualquier persona de la organización que
lo requiera tenga acceso al sistema y pueda proporcionarle la información que precisa
para continuar su trabajo de la mejor manera posible.
Este software utiliza el método
del dato único que está almacenado en una base de datos y son las distintas
funcionalidades del software las que utilizan ese dato para mostrar la
información requerida en ese momento. No
vas a tener que estar copiando y pegando y cambiando datos como harías en un
documento de texto u hoja de cálculo.
Planificación financiera:
Este tipo de soluciones permiten realizar la gestión activa de una
empresa. Esto son las tareas que sólo el
empresario/emprendedor (con ayuda de terceros si lo necesita) debe realizar
como son el establecimiento de objetivos, planificación de las acciones a
realizar y previsiones presupuestarias para conseguir estos objetivos. UP
Planning es una aplicación cloud de planificación financiera para gente no
financiera que consigue hacer amigable y accesible las previsiones financieras
para la consecución de los objetivos establecidos. UP
Planning utiliza términos no financieros para que cualquier persona sin
conocimientos en la materia pueda utilizar la solución y gestionar mejor su
empresa. Puedes probar UP Planning en
www.upsoluciones.com.
Facturación: Estas
soluciones sirven para tener el control de la gestión comercial de la
empresa. Hay soluciones desde muy
básicas con fichas de clientes y artículos, generación de presupuestos y
facturas y control de cobros de clientes.
Hasta soluciones completas con control de stock y multialmacén,
trazabilidad, sincronización con eCommerce, multividisa, ... Al estar toda la información almacenada en la
base de datos la generación de nuevos documentos es muy rápida y podrás generar
otros documentos del ciclo comercial de forma casi automática. Con lo que te quedará mucho más tiempo para
dedicarte buscar nuevas oportunidades, más tiempo para cuidar a tus clientes.
TPV: Si tienes un comercio
puedes tener, además de todas las opciones y facilidades de una aplicación de
facturación, el control total de la caja y generación de tickets, cierres de
caja automáticos con diferenciación por formas de pago, pagos a cuenta, ticket
regalo, vales, devoluciones. Incluso
puede ser con pantalla táctil para que la gestión sea aún más rápida y
eficiente.
Contabilidad: Si tienes
algún conocimiento contable estas aplicaciones que pueden ayudar mucho en la
gestión de tu empresa. Si tu software de
facturación y contabilidad son del mismo fabricante estos transfieren
información por lo que la carga de datos de la gestión comercial a la
contabilidad es automática. Y podrás
analizar y ver hacia dónde va tu empresa.
Y además generan de forma automática también los modelos fiscales de liquidación
de IVA para su presentación a la Agencia Tributaria. Un chollo vamos...
CRM: ¿Qué sabes de tus
clientes? ¿Cuándo fue la última vez que lo visitaste? ¿Qué acciones le has ofrecido?... Este tipo de aplicaciones lo que te permite
es tener un conocimiento completo de tu actividad comercial y acciones a
potenciales clientes. Toda esta
información no se puede tener en la cabeza porque tiene un límite (que es más
pequeño de lo que muchos piensan). Si
han tenido un hijo hace 4 meses ¿te vas a acordar dentro de un año cuando le
vuelvas a visitar? Preguntar por cosas
personales hace que crezca la confianza de tu interlocutor y aumenten las
posibilidades de venta.
https://www.upsoluciones.com/
Todo sobre:
-
Club 'Ruta al 2020'-
Todo sobre Emprendedores 2020-
Canal Emprendedores TV>>Te recordamos que...
- Estamos en Twitter
@emprender2020- Y en Facebook:
Emprendedores202
Si (
No(
